POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LA EMPRESA “GLOBAL EXCHANGE INTERNATIONAL SAS”

El presente documento contiene la política bajo la cual la persona jurídica de derecho privado denominada “GLOBAL EXCHANGE INTERNATIONAL SAS”, entidad con ánimo de lucro creada conforme a las leyes colombianas, en adelante “GLOBAL EXCHANGE INTERNATIONAL SAS”, procurará la debida protección de los derechos de los usuarios de su sitio web, en materia de privacidad y uso de los datos suministrados por los mismos usuarios. Esta política hace parte integral del documento de condiciones de uso del sitio web, las cuales se encuentran publicadas en el sitio www.tumejorexperiencia.com

Le solicitamos al visitante y usuario de este sitio web, que lean previa, detallada y cuidadosamente esta política de privacidad y las condiciones de uso del sitio web antes de iniciar su exploración, o utilización. Si el visitante o usuario, no está de acuerdo con alguna disposición de esta política o con cualquiera de las condiciones de uso del sitio web de “GLOBAL EXCHANGE INTERNATIONAL SAS” por favor absténgase de utilizarlo.

I. Aspectos generales.

Los siguientes son los aspectos generales que orientan la política de privacidad del sitio web de “GLOBAL EXCHANGE INTERNATIONAL SAS”.
De acuerdo a lo establecido en el literal k) del artículo 17 y literal f) del artículo 18 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 es obligación de los responsables/encargados de tratamiento de datos personales adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar la atención de consultas y reclamos que tengan sus usuarios con respecto al tratamiento de los mismos.
“GLOBAL EXCHANGE INTERNATIONAL SAS” se encuentra comprometida con el más estricto cumplimiento de la ley y la protección de los derechos de las personas, por lo cual, informa a los usuarios la adopción de las siguientes políticas sobre recolección, tratamiento y uso de datos personales, el cual será de obligatorio cumplimiento para la empresa, como responsable del tratamiento de sus empleados, así como aquellos terceros que por disposición de la empresa asuman la calidad de encargados del tratamiento.
Las presentes políticas aplicarán para la recolección y tratamiento de datos que se encuentren en las bases de datos de “GLOBAL EXCHANGE INTERNATIONAL SAS”.
El objetivo fundamental de las políticas de tratamiento de datos personales es la protección de aquellas personas que en ejercicio de cualquier actividad, incluyendo, asistenciales, laborales y comerciales, sean éstas permanentes, transitorias u ocasionales, puedan suministrar cualquier tipo de información odato personal a “GLOBAL EXCHANGE INTERNATIONAL SAS”, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de datos personales y que deberá permitir al titular de la información, conocerla, actualizarla y rectificarla.
Principios rectores para el tratamiento de datos personales.
En virtud de la Ley 1581 de 2012 se aplicarán los siguientes principios rectores en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales:
Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos. Principio de finalidad.
Principio de libertad.
Principio de veracidad o calidad.
Principio de transparencia.
Principio de acceso y circulación restringida. Principio de seguridad.
Principio de confidencialidad.
Definiciones:
Autorización: es el consentimiento previo y expreso que otorga el titular del dato para que se realice el tratamiento de los mismos.
Dato personal: es aquella información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables y la cual puede identificarla. Por ejemplo: nombre, dirección, número de teléfono, correo electrónico, estado civil, huella dactilar, etc.
Dato personal semiprivado: son aquellos datos que no tienen una naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. En este caso, para su tratamiento se requiere la autorización expresa del titular de la información. Por ejemplo: datos de carácter financiero, datos relativos a las relaciones con las entidades de seguridad social (EPS, AFP, ARL, Cajas de Compensación entre otras).
Dato personal sensible: es aquel dato que afecta la intimidad de su titular por lo que su uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. No puede ser objeto de tratamiento a menos que sea requerido para salvaguardar un interés vital del titular o este se encuentre incapacitado y su obtención haya sido autorizada expresamente.
Dato personal privado: es un dato personal que por su naturaleza íntima o reservada solo interesa a su titular y para su tratamiento requiere de su autorización expresa. Por ejemplo: Nivel de escolaridad, libros de los comerciantes, entre otros.
Dato personal público: es aquel tipo de dato personal que las normas y la Constitución han determinado expresamente como públicos y, para cuya recolección y tratamiento, no es necesaria la autorización del titular de la información. Por ejemplo: estado civil de las personas, datos contenidos del RUNT, datos contenidos en sentencias judiciales ejecutoriadas, entre otros.
Encargado del tratamiento: es aquella persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del tratamiento: es aquella persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular: es aquella persona natural, dueña del dato personal y que debe autorizar su tratamiento. En el caso de los menores de edad, sus representantes legales tendrán la facultad de autorizar o no el tratamiento de sus datos personales.
Tratamiento: es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y su finalidad.
Los datos personales de los usuarios, trabajadores, gobierno empresarial, proveedores y demás partes interesadas con los que cuenta “GLOBAL EXCHANGE INTERNATIONAL SAS” serán tratados con la siguiente finalidad:
a) Proceso y trámite de registro a “GLOBAL EXCHANGE INTERNATIONAL SAS”.
b) Diligenciamiento de la Aplicación, Contratos y Documentos anexos al contrato y demás instrumentos contractuales requeridos en la aplicación, ejecución, desarrollo y cumplimiento del programa de intercambio cultural.
c) Respuestas a solicitudes de mejoramiento, peticiones, quejas y reclamos. d) Generación de certificaciones en general.
e) Campañas para dar cumplimiento a la normatividad vigente.
f) Información sobre nuevos productos y servicios.
g) Definición de demanda y análisis de servicios prestados por “GLOBAL EXCHANGE INTERNATIONAL SAS”.
h) Encuestas de satisfacción de los servicios y atenciones prestadas.
i) Actualización de datos y documentos de identificación.
j) En general, todos aquellos con el fin y el propósito de lograr el Objeto Social de “GLOBAL EXCHANGE INTERNATIONAL SAS”, así como también su Misión y Visión.
Derechos de los usuarios.
A) Este sitio web, su información contenidos y servicios incorporados en el mismo son de conocimiento público, por lo tanto la aceptación integral de esta política de privacidad, es condición obligatoria e indispensable para que el usuario los utilice.
B) La aceptación de la presente política de privacidad por el usuario de este sitio web tendrá lugar cuando se presente cualquiera de los siguientes eventos: i) Suministro de datos en los formularios de registro del sitio web. ii) El empleo de los mecanismos de aceptación, seguridad y acceso al sitio web que establezca “GLOBAL EXCHANGE INTERNATIONAL SAS”. iii) la consulta de cualquier contenido incorporado en el sitio web. iv) La utilización de cualquiera de los servicios disponibles en el sitio web.
C) El usuario del sitio web acepta conocer, acatar, y cumplir todas las leyes, normas y usos nacionales e internacionales relacionadas con sus obligaciones y deberes bajo la presente política de privacidad.
D) “GLOBAL EXCHANGE INTERNATIONAL SAS” está autorizada en cualquier momento para revisar, modificar o adicionar cualquiera de las disposiciones de esta política de privacidad, con el fin de cumplir con cualquier exigencia legal.
II. Información de Registro.
A) Recaudo, acceso y uso de la información.
Los siguientes son los lineamientos de nuestra política de privacidad y protección de datos en cuanto al recaudo, acceso y uso de la información de registro que suministra el usuario a través del sitio web de “GLOBAL EXCHANGE INTERNATIONAL SAS”.
a) Los datos o información personal o general que “GLOBAL EXCHANGE INTERNATIONAL SAS” recauda a los usuarios de su sitio web, se utilizarán exclusivamente para cumplir con los propósitos de su sitio web y su uso es el establecido en la presente política de privacidad y de protección de datos personales.
b) El usuario del sitio web, por la aceptación de esta política de privacidad y de protección de datos personales, cede expresamente lo datos personales y generales suministrados a “GLOBAL EXCHANGE INTERNATIONAL SAS”, a través de este sitio web y lo autoriza para realizar su tratamiento automatizado y para usarlos conforme a lo expresado en la presente política de privacidad y protección de datos personales.

c) La información de registro que se le solicita al usuario es la mínima para dar cumplimiento a las normas legales vigentes en Colombia y a los usos internacionales sobre privacidad y protección de datos en internet, tales como la OCDE Privacy Guidelines (www.oecd.org).
d) En el proceso de registro, se le advertirá al usuario con un asterisco (*) qué información debe ser suministrada obligatoriamente y cuál es opcional.
e) El usuario de este sitio web autoriza expresamente a “GLOBAL EXCHANGE INTERNATIONAL SAS” a tratar de forma automatizada la información que se le solicita con el fin de procurarle un servicio eficiente y personalizado. El usuario con este mismo fin, autoriza expresamente a “GLOBAL EXCHANGE INTERNATIONAL SAS” a divulgar, ceder o transferir sus datos personales y la información que suministre en este sitio web, a otras entidades, organizaciones, agencias promotoras del programa de intercambio cultural, estamentos y entidades públicas del países y gobierno nacional e internacional con el propósito de cumplir el objeto social de “GLOBAL EXCHANGE INTERNATIONAL SAS”.
f) La información de registro, en ningún caso o circunstancia se compartirá con terceros, excepto con otras entidades, organizaciones, agencias promotoras del programa de intercambio cultural, estamentos y entidades públicas del países y gobierno nacional e internacional vinculadas o asociadas con “GLOBAL EXCHANGE INTERNATIONAL SAS”
g) La información de registro que se le solicite al usuario, se podrá compartir con otros sitios web de “GLOBAL EXCHANGE INTERNATIONAL SAS” o de entidades u organizaciones vinculadas o asociadas con “GLOBAL EXCHANGE INTERNATIONAL SAS”, siempre que su utilización se realice para mejorar la prestación de los servicios dirigidos al usuario.
h) “GLOBAL EXCHANGE INTERNATIONAL SAS” también podrá en cualquier tiempo, hacer encuestas a los usuarios para evaluar internamente el tráfico del sitio web y la calidad de los servicios en línea que ofrece “GLOBAL EXCHANGE INTERNATIONAL SAS”.
i) “GLOBAL EXCHANGE INTERNATIONAL SAS” no le remitirá al e-mail o dirección electrónica del usuario información que no haya solicitado, excepto información, noticias o novedades que se realicen con los servicios de “GLOBAL EXCHANGE INTERNATIONAL SAS”.
B) Divulgación de la información de registro

La información de registro de cada usuario es privada y no se comparte con otras personas o empresas, excepto cuando “GLOBAL EXCHANGE INTERNATIONAL SAS” actuando razonablemente, considera que se presenta una de las siguientes circunstancias:
a) Existencia de un deber o mandato legal que obliga a suministrarla.
b) Proteger y defender los derechos e intereses de “GLOBAL EXCHANGE INTERNATIONAL SAS”.
c) Exigir la observancia de las condiciones de uso de cualquier información, contenido o servicio disponible en el sitio web de “GLOBAL EXCHANGE INTERNATIONAL SAS”.
d) Proteger y defender los derechos e intereses de los usuarios del sitio web y de terceros.
e) Cualquier otra excepción definida en la ley aplicable a esta política de privacidad y protección d datos personales.
C) Obligaciones y deberes del usuario.
Las siguientes son las obligaciones, deberes, prácticas mínimas y advertencias que deben orientar la conducta del usuario en sujeción a la presente política de privacidad y protección de datos personales:
a) El usuario está de acuerdo en proporcionar a “GLOBAL EXCHANGE INTERNATIONAL SAS” información verdadera, precisa, actualizada y completa acerca de su persona, según se indique en el formulario de registro. Adicionalmente, el usuario está de acuerdo en colaborar con “GLOBAL EXCHANGE INTERNATIONAL SAS”, para mantener esta información actualizada y completa.
b) “GLOBAL EXCHANGE INTERNATIONAL SAS” se reserva el derecho a retirar sin previa notificación al usuario, cualquier información que se divulgue en el sitio web y que considere nociva o perjudicial para sus intereses o los intereses de terceros. Sin embargo, “GLOBAL EXCHANGE INTERNATIONAL SAS” no está obligada a retirar información que cualquier usuario considere ofensiva o lesiva o a supervisar las conversaciones o diálogos de los usuarios o visitantes del sitio web en foros o chats.
c) Cuando el usuario suministre cualquier información a “GLOBAL EXCHANGE INTERNATIONAL SAS”, el mismo usuario deberá tomar medidas de precaución tendientes a evitar la pérdida o el uso inadecuado de dicha información. En caso de no tomar tales medidas, “GLOBAL EXCHANGE INTERNATIONAL SAS” no se hará responsable por el uso que terceros puedan hacer de información indebidamente asegurada y protegida por el usuario.
d) “GLOBAL EXCHANGE INTERNATIONAL SAS” no es responsable con respecto a la privacidad de la información personal que el usuario divulgue o remita en foros, sesiones de chat del sitio web de “GLOBAL EXCHANGE INTERNATIONAL SAS”, en correos electrónicos o en cualquier otros sitio web. El usuario es exclusivo responsable de la privacidad y custodia de cualquier dato personal que entregue a una persona o empresa diferente a “GLOBAL EXCHANGE INTERNATIONAL SAS”.
e) El usuario no recaudará y divulgará, los datos personales o información de los demás usuarios del sitio web de “GLOBAL EXCHANGE INTERNATIONAL SAS” y que se divulgue a través del mismo o que repose en los sistemas de información de “GLOBAL EXCHANGE INTERNATIONAL SAS”.
f) El usuario no publicará en otros sitios web o a través de cualquier medio, los datos personales o información de los demás usuarios del sitio web de “GLOBAL EXCHANGE INTERNATIONAL SAS” y que se divulgue a través del mismo o que repose en los sistemas de información de “GLOBAL EXCHANGE INTERNATIONAL SAS”.
g) El suministro de información falsa o la omisión de cualquier obligación o deber del usuario establecido en la presente política de privacidad, otorga el derecho a “GLOBAL EXCHANGE INTERNATIONAL SAS” a terminar automáticamente, sin previo aviso y de forma definitiva, la provisión de servicios al usuario.

III. Incorporación por remisión.

Se advierte al visitante y al usuario del sitio web de “GLOBAL EXCHANGE INTERNATIONAL SAS”, que conforme al artículo 44 de la ley 527 de 1999, la presente política de privacidad y protección de datos personales hace parte integral de las condiciones se uso del sitio web de “GLOBAL EXCHANGE INTERNATIONAL SAS” y se incorpora por remisión a las mismas. La presente política de privacidad y protección de datos personales y sus términos serán jurídicamente válidos como si hubieren sido incorporados en su totalidad, en el texto de las condiciones de uso del sitio web.

IV. Políticas de garantía de seguridad de la información

De acuerdo con la presente Política adoptada por “GLOBAL EXCHANGE INTERNATIONAL SAS”, para el tratamiento de los datos personales de nuestros usuarios, informamos que los mecanismos a través de los cuales se hace uso de éstos son seguros y confidenciales puesto que “GLOBAL EXCHANGE INTERNATIONAL SAS” cuenta con los medios tecnológicos idóneos para asegurar que dichos datos sean almacenados de forma segura garantizando la confidencialidad de los mismos.
V. Tratamiento de datos de menores de edad.
Para el tratamiento de datos personales de adolescentes y/o menores de edad en el rango entre 15 a 17 años, 11 meses y 31 días, que son usuarios de “GLOBAL EXCHANGE INTERNATIONAL SAS”, se encuentra prohibido, excepto cuando se trate de datos que sean de carácter público y cuando el tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
a) Que responda y respete el interés superior de los adolescentes y/o menores de edad en el rango entre 15 a 17 años, 11 meses y 31 días.
b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
c) Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, adolescente y/o menores de edad en el rango entre 15 a 17 años, 11 meses y 31 días, otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
VI. Políticas para el tratamiento de datos sensibles.
El tratamiento de los datos sensibles del usuario de “GLOBAL EXCHANGE INTERNATIONAL SAS” se encuentra prohibida, excepto en los siguientes casos:
a) Cuando el usuario haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b) Cuando el tratamiento del dato sea necesario para salvaguardar el interés personal del usuario y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c) Cuando el tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
d) Cuando el tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
e) Cuando el Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
Y advirtiendo al usuario las siguientes condiciones:
Que para el tratamiento de sus datos sensibles no se encuentra obligado a autorizar su tratamiento y que de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, deberá establecerse cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad que se dará a los mismos, así como para obtener su consentimiento expreso.
Para el caso de los datos de salud de los usuarios, se considerarán parte del Proceso y/o Aplicación para los procesos de “GLOBAL EXCHANGE INTERNATIONAL SAS” y tendrán la reserva establecida en la ley para ésta.

VII. Personas a las que se puede suministrar autorización para el tratamiento de datos.

La información que reúna las condiciones establecidas en la presente política podrá suministrarse a las siguientes personas:
a) A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
c) A los terceros autorizados por el Titular o por la ley. Contáctenos.
Señor usuario, si recibe un mensaje de correo electrónico no solicitado, o cualquier mensaje amenazador u ofensivo, o considera que otro usuario o cualquier persona le está vulnerando un derecho conforme a esta política de privacidad y protección de datos personales, remítanos una copia completa y sin modificar dl mensaje de correo electrónico con los encabezados completos a la siguiente dirección electrónica: gerencia.irinaromero@aupaircol.com
Las preguntas que el usuario o cualquier persona desee realizar sobre lo expresado en esta política de privacidad y protección de datos, las puede formular a la siguiente dirección electrónica: gerencia.irinaromero@aupaircol.com
MANUAL DE PROCESO PARA CONSULTAS Y RECLAMACIONES
Los usuarios de “GLOBAL EXCHANGE INTERNATIONAL SAS” podrán acceder y consultar su información personal a través de los siguientes medios que ha dispuesto la empresa:
Portal web www.tumejorexperiencia.com
Línea de Atención al Usuario Bogotá
Oficinas de Atención al Usuario en la ciudad Bogotá ubicada en la Avenida Carrera 45 (Auto Norte) No. 108 A – 50 OF 802 ED BOSCH.
Teléfono: 57 1 3907089
Para poder acceder a dicha información, “GLOBAL EXCHANGE INTERNATIONAL SAS” realizará, previamente a la solicitud, la verificación de la identidad del usuario solicitando confirmación de ciertos datos personales que reposan en la base de datos. Una vez verificada la identidad del titular se le suministrará toda la información sobre sus datos personales y se podrá realizar cualquier trámite relacionado con los mismos.
En el caso en que el usuario necesite realizar una consulta adicional o requiera que la información contenida en la base de datos de “GLOBAL EXCHANGE INTERNATIONAL SAS” sea actualizada, rectificada, modificada o suprimida, o considere que hay un presunto incumplimiento en la protección de sus datos.
La presente Política de Privacidad y Protección de Datos Personales de los usuarios de “GLOBAL EXCHANGE INTERNATIONAL SAS” tiene vigencia a partir del 01 de Mes Enero de 2016.
éste podrá presentar una consulta/reclamo a través del correo electrónico gerencia.irinaromero@aupaircol.com, línea de atención al usuario +57 1 3907089 y en la Oficina de Atención al Usuario. El trámite de respuesta a la consulta/reclamo presentada por el usuario estará a cargo de Atención al Usuario.
La consulta/reclamo elevado por un usuario deberá, en todos los casos, presentarse por escrito y deberá contener, como mínimo, los siguientes puntos: a) Identificación completa del usuario (nombre, dirección de notificación, documento de identificación). b) Descripción de los hechos que dan objeto a la consulta/reclamo. c) Documentos soportes a los hechos.
d) Vía por la cual quiere recibir la respuesta a su consulta/reclamo.
e) En caso de consulta se dará respuesta al usuario dentro de los diez (15) días hábiles siguientes a la radicación de la solicitud. Cuando no fuere posible atender la misma dentro del anterior término, se informará al usuario, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los quince (15) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
f) En caso de reclamo se dará respuesta dentro de los quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de radicación. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al usuario los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los quince (15) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
g) Si “GLOBAL EXCHANGE INTERNATIONAL SAS” no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de cinco (5) días hábiles e informará de la situación al usuario.